Cosas por hacer

En 43 Folders encuentro un post que refleja una situación que venía padeciendo al revisar mis listas de “acciones siguientes”, elemento fundamental del sistema de organización propuesto por David Allen en su libro “Getting Things Done”.

El caso es que algunas “acciones siguientes” no desaparecían de mis listas y continuaban ahí, generando un sentimiento de culpa, después de cada revisión semanal.

Merlin Mann comenta haber padecido el mismo problema, dado que la mayoría de esas acciones se encontraba en el lugar, tiempo y/o contexto, equivocado y describe cómo descubrir si estos elementos deben ser reubicados. Va mi interpretación al post:

• No es una actividad física única - La mayoría de las veces un proyecto pequeño está disfrazado como un elemento “por hacer”. Acusar los pasos del proyecto e identificar la “accion siguiente”. Cambio: mover a “Proyectos” y generar una verdadera “acción siguiente”.
• No es una acción física – “Pensar en la propuesta de J. Luis” parece ser una “acción siguiente” debido al compromiso hecho, pero cuan fácil sería si en lugar de esa redacción escribiéramos “Borrador de cinco o seis ideas para la propuesta de J. Luis”. Cambio: redactar como actividad física cuyo rendimiento sea un elemento físico o una nueva “acción siguiente”.
• En realidad no es la “acción siguiente” que debe efectuar – Frecuentemente puedo encontrar al menos una acción que necesita efectuarse antes que otra en una lista. Sin embargo, “Regresar los libros a la biblioteca” puede permanecer en la lista por semanas y meses si lo primero que necesito hacer es encontrar el libro perdido que está bloqueando la acción. Una acción futura legítima puede ser vista como la acción siguiente, aún cuando no lo es. Cambio: regresar sobre tus pasos hasta identificar la verdadera acción física siguiente.
• No es algo con lo que esté comprometido actualmente – “Adquirir una nueva base de datos para la biblioteca” es algo en lo que estoy interesado realmente, pero, eso es en realidad un proyecto en potencia (no una acción siguiente), es algo que todavía debo ubicar en contexto. Hasta que esté listo para formar parte de mis “acciones siguientes” sólo es un motivo de culpa. Cambio: mover a “Un día/Tal vez/Seguimiento”
• Definición pobre o mal redactada – Esto podría solucionarlo cualquiera de las observaciones anteriores, pero aparece aquí por una buena razón: cambiar la forma en la que se define o se redacta algo también cambia el modo en el que se piensa en ello. Intentar comenzar la redacción de las acciones siguientes con un verbo que denote una acción física. “Llamar”, “Escribir”, “Visitar”, y “Comprar” denotan una acción física y dependen de un contexto. Cambio: redactar la acción siguiente como una actividad contextual específica.
• Nada se puede hacer sobre ello en este momento – Este es el resultado de revisiones poco frecuentes o flojas. Si un elemento de una lista depende de otra persona o toma tiempo el darle seguimiento, hay que retirarla de ahí. Alternativamente, redactarla como un seguimiento físico que se desea realizar tan pronto como sea posible (“Llamar a Víctor para verificar el progreso de adquisición del material pendiente”). Cambio: mover a “En espera” o cambiar su redacción como una verdadera acción siguiente.
• No tengo idea de qué signifique – Si existen elementos misteriosos flotando en las listas de acciones siguientes, hay que moverlos de ahí y esperar hasta que la memoria se avive y nos proporcione una acción siguiente o nos llame alguna persona nos pueda ayudar a descifrar qué significan. Cambio: mover a “Algún día/Tal vez/Seguimiento” hasta que pueda recordar qué significa o generar una acción siguiente.