¿Tomar notas?

En lo que va de esta semana por lo menos he asistido a diez juntas de trabajo, con responsables de otras áreas, con una libreta de notas y una palm. Curiosamente, la cantidad de personas que tomó notas en estas reuniones fue bastante baja. Lo que hizo que me preguntara: ¿por qué cargan con una libreta, cuaderno, carpeta u hojas sueltas, si no la van a utilizar? Supongo que la razón es que todos llevan algo en las manos. Pero, entonces, ¿cuál es el verdadero propósito de tomar notas?

1. Tomar notas permite que te involucres. Si no tomas notas puedes comenzar a divagar, soñar despierto. Si tomas notas tus participaciones pueden tener un valor agregado al discutir un tópico ya que estarás más alerta, enfocado e involucrado activamente.
2. Tomar notas provee de un mecanismo para objetivar tus ideas, preguntas, y compromisos. No todo se resuelve en una reunión, algunas cosas requieren de investigación posterior, los compromisos requieren seguimiento. Puedes capturar el contenido de una reunión y procesarlo posteriormente.
3. Tomar notas permite comunicar las cosas correctas a los demás asistentes. Tomar notas indica a los demás que estás escuchando activamente. También comunica que lo que dice el otro es importante, puesto que haces el esfuerzo de objetivar sus pensamientos. Si lo escribes es porque le darás seguimiento.

Aquí van algunas sugerencias para tomar notas:

1. Utiliza una libreta en forma de diario. Si utilizas algo más y funciona, excelente.
2. Mantén las notas de tus reuniones como un diario corriente.
3. Utiliza símbolos que te permitan revisar rápidamente tus notas. Particularmente, utilizo el margen izquierdo, para incluir símbolos y colocar sangrías en mis notas. Utilizo 3 símbolos:
• Si un elemento es particularmente importante o significativo, coloco un guión doble “–” junto a él.
• Si un elemento requiere que efectúe alguna investigación, coloco un signo de interrogación “?”.
• Si un elemento requiere seguimiento coloco una flecha “–>”.
4. Programa un tiempo para revisar tus notas. La revisión es la clave de todas las acciones. Revisa tus notas al terminar una reunión. Si no es posible, hazlo al final del día. Si se te pasaron varios días, prográmalo en tu revisión semanal. Actúa en aquellos elementos que no te tomen más de dos minutos y aquellos que tomen más tiempo identifícalos y asígnalos como tarea, cita, o proyecto.

Basado en este post de Michael Hyatt, Presidente y COO de Thomas Nelson Publishers.