Cosas por hacer

Jokin González comenta en Semana Vista: Unos minutos de menos:

Uno de los consejos que más hemos recibido los impuntuales es adelantar unos pocos minutos el reloj, para que al creer que somos puntuales en verdad estemos llegando unos minutos antes.
[...] Muchas veces, en esos minutos de margen se comienzan nuevas tareas que por mala planificación acaban causando que lleguemos tarde una vez más.
Así que ¿por qué no probarlo a la inversa? Si se lleva el reloj atrasado unos minutos, no queda margen para distraernos con algo, pues no contamos con tiempo. [...]

Me parece que el planteamiento podría ser diferente: siempre que atrasamos o adelantamos el tiempo somos concientes de que estamos fuera de tiempo; el problema no es el tiempo, sino las acciones que realizamos entre nuestro tiempo actual y la hora en que debemos atender otro compromiso. Es decir, lo que deberíamos hacer es seleccionar las actividades que debemos realizar en ese período.

Por ejemplo, sé que dentro de 15 minutos tengo una junta de trabajo y hay muchas tareas que deben ser realizadas, la situación a la que hago frente es la siguiente:

• no puedo realizar acciones que me tomen más de 15 minutos;
• sé que hay acciones que puedo efectuar en cualquier lugar;
• debo llamar a mi esposa para ver cómo le va;
• debo llamar al departamento de cobranza para aclarar el seguimiento de algunos adeudos;
• debo contestar varios correos electrónicos
• y trabajar en una propuesta para modificar los procedimientos de adquisición.

La llamada de seguimiento de adeudos podría no llevarme más de quince minutos, pero estoy seguro de que generaría otras tareas (buscar un expediente, consultar una base de datos, etc.) que podrían sumar más de quince minutos.

Contestar el correo electrónico implicaría, posiblemente, lidiar con una bandeja de entrada con 50 mensajes; pensemos que el 50% de estos e-mails no necesite respuesta, que un 20% se escapó de los filtros antispam de la empresa, que otro 20% requiera una respuesta que me tome 2 o 3 minutos y que pueda delegar el asunto del 10% restante; con toda seguridad completar estos pasos me llevará más de quince minutos.

No hablemos ya de abrir el procesador de texto y comenzar a pulir la propuesta de modificación de procedimientos.

Dada la situación, mis opciones están limitadas a:

1. desplazarme al sitio de la reunión, y mientras espero que dé inicio puedo garabatear un esbozo de mapa mental sobre algunos temas que no están contemplados en la agenda de la misma,
2. tomar el teléfono y llamar a mi esposa.

¿Qué opinan al respecto?