Cosas por hacer

(Photo Credit: Originally uploaded by cordel)

Hace unos días Kilex me hacía algunas preguntas que me dejaron pensando en aclarar un poco más al respecto. Hace poco más de un año que cayó en mis manos el libro Organizate Con Eficacia / Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivityde David Allen; parte del enfoque sistemático que propone este libros es liberar a la mente de todas aquellas cosas que la saturan, objetivándolas, trasladándolas a un sistema confiable al cual le demos seguimiento en forma constante. Como dice Gustavo Arizpe:

Así que la clave es sacar de nuestra mente los proyectos, y tenerlos en un sistema confiable al cual podemos acudir. En esencia, el sistema de David Allen consiste en capturar todos los proyectos y actividades dentro de un solo sistema, darle seguimiento frecuente y llevar un sistema de archivo confiable.

Adiós a las agendas y listas de prioridades. Con Getting Things Done, lo que se lleva principalmente son listas de acciones por contexto: acciones en la computadora, en la oficina, en casa, en salidas, en citas. Una lista de proyectos y una lista de cosas que tal vez hagas algún día.

El autor comenta que el primer paso del proceso (recopilar) puede durar entre una y seis horas, incluso menciona que a uno de sus clientes le llevó veinte horas :cry:. Sin embargo, una vez hecho la primera vez, lo importante es el hábito de capturar todas las cosas que tu mente considera incompletas y el seguimiento de tus compromisos ;).

De esta forma puede saber, al momento, en dónde estás parado respecto de cada uno de los frentes abiertos en tu vida, personal y profesional.

Siendo así, mi método de captura es muy sencillo, siempre cargo conmigo una cartera en donde mantengo unas 15 o 20 tarjetas de cartulina de 3 x 5 pulgadas, una idea genial de Merlin Mann de 43folders, en donde capturo aquellas cosas a las que me he comprometido y/o deseo comprometerme, así como aquellas cosas que he delegado; al finalizar el día las coloco en mi “bandeja de entrada” y las proceso incluyéndolas en mis listas contextuales. Para asuntos más extensos, una libreta de notas.

Mi sistema de seguimiento es un organizador At-A-Glance de 5 1/2in. x 8 1/2in, el cual utilizo con las plantillas de D*I*Y Planner de Douglas Johnston.

Dados los diversos medios a través de los cuales nos llegan los “incompletos”, “cosas por hacer”, es importante mantener sólo un sistema de seguimiento y mantener en el mínimo las bandejas de entrada.

Espero haber incrementado el tamaño de tus dudas, Kilex.

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