Cosas por hacer

En el libro “Organízate con eficacia”, David Allen nos propone que para cualquier proyecto, entendiendo por proyecto cualquier resultado deseado que requiere una acción más de un paso, la “acción siguiente” es la siguiente actividad física necesaria para hacer avanzar este proyecto hacia su realización.

Ahora bien, mi problema respecto a la acción siguiente era: ¿qué tan pequeña debe ser la acción siguiente? ¿Cuánto debo atomizar la acción siguiente?

En el artículo de Leo Babauta, The Getting Things Done (GTD) FAQ, encuentro alguna orientación al respecto:

When a next action is intimidating [...] you can break it down to a smaller level (”granularize it”).

La decisión es personal. Depende de si uno trabaja mejor durante períodos de 30, 60, o 10 minutos, y sugiere algunas pautas a intentar:

1. Hacer la “acción siguiente”: escribir un reporte hasta terminarlo, o hasta necesitar un descanso.
2. Destinar períodos específicos de tiempo para una acción (Leo les llama “time chunk” y en algunos otros sitios se les llama “time boxes”); esto depende de la persona, algunos trabajamos muy bien durante períodos continuos de 2 horas, sin necesidad de tomar un descanso, algunos otros necesitamos un descanso después de 10 minutos.
3. Completar varias unidades pequeñas: 5 páginas de un capítulo, 2 tareas de una lista contextual.
4. Intentar completar unidades más grandes: un capítulo de un libro.

Esto, naturalmente, no invalida la “regla de los dos minutos”: si se tiene que hacer algo y no nos lleva más de dos minutos, hay que hacerlo en el momento.